「今日中に議事録お願いします」と頼まれても、他の業務に追われてまとめきれないまま次の会議を迎える。中小企業の現場では、こうした状態が珍しくありません。
議事録が「誰も書きたがらない」現場で起きていること
会議の直後は記憶が新しいうちに整理できる貴重な時間です。しかし実際には、参加者の誰か一人が善意で担当し、他の業務の合間に清書し、共有は翌日以降になることが多いのが実情です。その結果、決定事項の認識が人によってズレたり、「言った・言わない」の水掛け論が起きたりします。ある製造業の経営者は、毎週の定例会議だけで議事録作成に週5時間を費やしていたと話していました。
なぜ議事録作成はいつも後回しになるのか
原因は担当者の能力ではなく、作業の構造にあります。話を聞きながら要点をメモするのは負荷が高く、発言をそのまま書き起こすと分量が膨らみ、あとから決定事項とただの雑談を仕分ける手間が生じます。さらに議事録のフォーマットが会議ごとにばらつくと、読み手は毎回一から読み解く必要があり、共有された議事録が実際には読まれないという事態も起こります。つまり「書く負担」と「読む負担」の両方が積み重なっているのです。
AIで議事録作成を仕組み化する3ステップ
このボトルネックは、録音データさえあればAIで大きく圧縮できます。
- 会議をスマートフォンやWeb会議ツールで録音し、文字起こしツールでテキスト化する
- 「決定事項・保留事項・担当者・期限」の4項目で整理するようAIに指示し、構造化した初稿を作らせる
- 初稿をその場で参加者に見せて5分で確認・修正し、当日中にチャットへ共有する
先ほどの製造業の経営者は、この3ステップを導入した結果、週5時間かかっていた議事録作成を週1時間まで圧縮できたと話していました。清書時間が減っただけでなく、決定事項が当日中に共有されるようになり、翌週の会議で「あれ、どうなりました?」という後戻りの質問も減ったそうです。ポイントは、AIに丸投げするのではなく、「何を書かせるか」のテンプレートを人間側が用意しておくことです。
さいごに
議事録作成に時間を取られている自覚があるなら、まずは直近1回の会議だけ録音し、AIに構造化させてみてください。それだけで、どこに無駄があったかが見えてきます。
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