契約書や業務委託契約の確認に、想定以上の時間を取られていませんか。多くの中小企業では法務担当が専任ではなく、契約書チェックが経営者や営業担当者の「隙間時間の仕事」になっているのが実情です。
契約書チェックが後回しになる現場の実態
新規取引が増えるほど、契約書・覚書・秘密保持契約(NDA)の数も増えていきます。しかし専任の法務担当を置ける中小企業は限られており、実際には社長や営業担当者が忙しい合間に目を通し、「大きな問題はなさそうだから」と押印してしまうケースが少なくありません。ある建設業の中小企業では、契約書1件の確認に平均2時間かかっていたにもかかわらず、支払条件や契約解除条項の見落としに後から気づき、トラブルになった事例もありました。
なぜ見落としや属人化が起きるのか
原因は担当者の能力ではなく、仕組みの欠如にあります。第一に、契約類型ごとに「何を確認すべきか」というチェック観点が言語化されていません。第二に、過去の契約書と比較する基準がなく、条文の妥当性を都度ゼロから判断しています。第三に、確認作業が特定の一人に集中し、その人が不在だと契約が滞ります。
AIで契約書チェックを効率化する3ステップ
実際に確認時間を9割近く減らした企業が使っている手順は次の3つです。
- ステップ1:支払条件・契約解除条項・責任範囲・秘密保持期間など、契約類型ごとに確認すべき8項目程度のチェックリストを作成する
- ステップ2:契約書のテキストをAIに渡し、「チェックリストの各項目に該当する条文を抜き出し、一般的な水準と比べて不利な点があれば指摘して」と依頼する
- ステップ3:AIが指摘したリスク条項だけを人が精読し、金額が大きい契約や重要な取引先の場合のみ弁護士に相談する
この手順により、先の建設業の企業では1件あたりの確認時間が2時間から20分程度まで短縮されました。すべてをAI任せにするのではなく、「一次スクリーニングをAIに任せ、最終判断は人が行う」という役割分担が時短と精度維持の両立につながります。
さいごに
契約書チェックは地味な作業に見えて、会社を守る重要な工程です。まずは自社の契約書チェックリストを一度紙に書き出すことから始めてみてはいかがでしょうか。私たちはDX推進のご相談も承っておりますので、契約業務も含めた業務効率化にご関心があれば、お気軽にお問い合わせください。