繰り返し届く同じ問い合わせへの対応に、毎日1〜2時間を費やしている中小企業は少なくありません。
同じ質問が毎日届く——FAQ未整備の現実
「価格はいくらですか」「対応エリアは？」「支払い方法は？」——これらは本来FAQがあれば大半が解決するはずです。しかし実際には、FAQが整備されていないか、数年前に作ったまま更新されていない中小企業が多い。
理由はシンプルで、「FAQ作成に割く時間がない」という声に尽きます。
中小企業のサポート担当者がお問い合わせ対応に使う時間は、週あたり平均5〜8時間。そのうち6割以上が繰り返しの同カテゴリ質問だと言われています。仕組みをつくれば、週3〜5時間を別の業務に充てられる可能性があります。
放置すると起きる悪循環
FAQがないと「問い合わせが集中 → 担当者が消耗 → FAQ作成の余裕がない → また問い合わせが集中」という構造にはまります。特に一人担当体制では「その人がいないと回らない」状態が、最大のリスクです。
ChatGPTでFAQを整備する3ステップ
ステップ1：過去の問い合わせを収集してAIに渡す
メール・電話メモ・チャット履歴から過去30〜50件をコピーし、ChatGPTに「よくある質問パターンを10個に分類してください」と依頼します。
ステップ2：Q&Aの初稿を生成する
「以下の質問に対して、やさしく200字以内で回答を書いてください」と指示するだけで草案が出ます。担当者は内容確認と言葉の修正だけでよく、ゼロから書く必要はありません。
ステップ3：Webサイトまたはチャットボットに設置する
FAQページを新設するか、LINE公式アカウントのチャットボットに登録します。検索でヒットするよう、質問文はお客様が実際に使う言葉で書くことがポイントです。
さいごに
まず手元の問い合わせメールを10件コピーすることから始めてみてください。それだけあれば、ChatGPTが今日中にFAQの骨格を作ってくれます。「整備する時間がない」という状態を抜け出すのに、AIは今すぐ使える出発点になります。
AIを使った業務効率化や、DX推進の具体的な進め方について、お気軽にご相談ください。