提案書1件に2〜3時間——中小企業の営業担当者からよく聞く悩みです。AIを正しく使えば、その時間を30分以下に圧縮できます。
提案書づくりで時間が溶ける、よくある現場
中小企業の営業では、案件ごとに一から提案書を作るケースが大半です。Excelで見積もりを組み立て、WordやPowerPointに文章を流し込み、表現を整えて…という工程が毎回繰り返されます。
受注率が安定しないフェーズほど「まず出してみよう」と何十件もの提案書を量産せざるを得ず、人手の薄い中小企業では経営の時間を大きく削る原因になります。
「AIに頼むと薄い内容になる」は半分正解
ChatGPTにそのまま「提案書を作って」と頼むと、確かに汎用的で薄い内容が返ってきます。理由はシンプルで、AIに渡す情報が少なすぎるからです。
人間が提案書を書くときには、「相手の課題」「自社の強み」「過去の成功事例」「競合との違い」という文脈が頭の中に入っています。その情報をAIに渡さなければ、当然フワッとした文章しか生成できません。
30分で提案書を仕上げる3ステップ
ステップ1：「案件情報シート」を6項目でテンプレート化する
顧客名・業種・課題の概要・提案内容の骨格・予算規模・競合状況の6項目を箇条書きで記入するシートを作ります。案件ごとに5分で埋められる設計が目標です。
ステップ2：情報シートをそのままAIに貼り付ける
「以下の情報をもとに、顧客向け提案書の構成と各パートの文章を作成してください」というプロンプトを添えて送信します。背景情報が揃っていれば、AIは的確な提案書の骨格を返してくれます。
ステップ3：数字と事例だけ人間が追加する
AIが生成した文章に、具体的な数字（過去の削減コスト、納品実績等）と自社固有の事例を10〜15分で加筆します。ここだけ人間の手が必要な工程です。
このサイクルを繰り返すうちに、情報シートとプロンプトが洗練され、1件あたりの所要時間が30分以下に収まるようになります。
さいごに
提案書の質は、AIに渡した情報の量で決まります。「構成と文章の職人」として使う発想に切り替えれば、営業の生産性は確実に変わります。
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